Di balik suksesnya suatu perusahaan, seorang staf administrasi memiliki peranan penting yang tidak boleh diabaikan. Mengapa demikian?
Admin atau staff administrasi adalah individu atau tim yang bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif dan manajerial dalam sebuah organisasi. Mereka beroperasi di belakang layar dan memastikan operasional perusahaan berjalan dengan lancar. Staf administrasi biasanya terlibat dalam pemrosesan dokumen, penyelenggaraan jadwal, dan menyediakan dukungan administratif kepada berbagai departemen.
Peran staf administrasi mencakup berbagai fungsi, contohnya seperti mengatur jadwal meeting, melakukan pemesanan perjalanan untuk karyawan yang akan bertugas keluar kota, menangani panggilan telepon, dan hal-hal administrasi umum lainnya. Meskipun pekerjaannya terlihat rutin dan agak monoton, peranan seorang staf administrasi sangat penting untuk menjaga keefisienan dan kelancaran operasional perusahaan.
Dari penjelasan singkat tersebut, sudahkah Anda memiliki gambaran tambahan tentang pentingnya peranan staf administrasi? Berikut penjelasan lebih lengkap seputar tugas dan tanggung jawab staf administrasi hingga kualifikasi yang wajib dimiliki.
Tugas dan Tanggung Jawab Staf Administrasi
1. Merancang manajemen jadwal
Staf administrasi bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengatur jadwal kegiatan perusahaan. Ini termasuk mengkoordinasikan pertemuan internal dan eksternal, serta memastikan bahwa seluruh anggota tim memiliki akses ke informasi jadwal yang diperlukan.
2. Menangani panggilan telepon
Staf administrasi sering menjadi ujung tombak dalam menanggapi panggilan telepon masuk. Mereka harus dapat menyambut pelanggan atau klien dengan ramah, menyaring panggilan yang masuk, dan mengalihkan panggilan ke departemen yang tepat.
3. Melakukan pemesanan perjalanan
Jika perusahaan sering terlibat dalam perjalanan bisnis, staf administrasi akan memiliki tanggung jawab untuk memesan tiket, akomodasi, dan mengatur rincian perjalanan lainnya. Keahlian organisasi dan pemahaman terhadap kebutuhan perjalanan perusahaan sangat penting dalam peran ini.
4. Memroses dokumen-dokumen
Staf administrasi biasanya terlibat dalam pemrosesan dokumen seperti faktur, surat-surat resmi, dan laporan internal. Keakuratan dan ketelitian dalam pekerjaan ini sangat penting untuk memastikan data yang dihasilkan akurat dan tidak ada yang terlewat.
5. Mengurus perihal administrasi umum
Tugas administrasi umum terdiri atas berbagai macam hal, mulai dari pengelolaan inventaris kantor hingga memastikan bahwa peralatan kantor berfungsi dengan baik. Staf administrasi juga dapat membantu dalam melakukan pengadaan kebutuhan kantor dan menyediakan dukungan operasional sehari-hari yang ada dalam suatu perusahaan.
Kualifikasi yang Wajib Dimiliki Oleh Staf Administrasi
Anda belum memiliki tim atau individu yang bertugas sebagai staf administrasi di perusahaan? Sebelum melakukan proses rekrutmen, baca beberapa kualifikasi di bawah ini sebagai pegangan ketika akan merekrut staff administrasi untuk perusahaan Anda.
1. Keterampilan Komunikasi yang Baik
Staf administrasi perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik dalam berbicara maupun menulis. Karena mereka akan sering berinteraksi dengan berbagai pihak, baik itu karyawan, klien, hingga mitra bisnis.
2. Keahlian Organisasi
Keterampilan organisasi yang kuat sangat diperlukan karena staf administrasi akan mengelola banyak tugas sekaligus. Kemampuan untuk menyusun prioritas, melakukan perencanaan dengan baik, dan tetap terorganisir adalah keahlian penting yang patut dimiliki seorang staf admin.
3. Kemampuan Penggunaan Alat Teknologi Informasi
Staf administrasi harus nyaman menggunakan perangkat lunak kantor seperti tools pengolah kata, spreadsheet, dan kalender digital seperti Google Calendar. Pengetahuan dan pengalaman tentang alat-alat manajemen pekerjaan ini juga dapat menjadi nilai tambah yang perlu dipertimbangkan.
4. Dapat Diandalkan dan Mampu Menjaga Kerahasiaan Perusahaan
Kemampuan untuk menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dalam bekerja adalah hal penting lainnya ketika akan merekrut staf administrasi. Karena nantinya mereka akan sering memiliki akses ke informasi sensitif perusahaan. Bagaimana cara memastikan kandidat staf admin yang akan Anda rekrut memiliki karakter tersebut?
Anda dapat memberikan sebuah case study atau tes terkait masalah kerahasiaan perusahaan dan melihat bagaimana kandidat tersebut menjawab pertanyaan Anda. Jika kandidat tersebut tampak acuh dan tidak memiliki pengetahuan akan pentingnya keamanan dan kerahasiaan data, maka Anda perlu melakukan pertimbangan ulang.
5. Kemampuan Memecahkan Masalah
Staf administrasi sering dihadapkan dengan tantangan sehari-hari yang memerlukan pemecahan masalah secara cepat dan efektif. Kemampuan untuk berpikir kreatif dan menemukan solusi dalam waktu singkat sangat diperlukan.
Dari beberapa kualifikasi di atas, penting untuk dipahami bahwasannya staf administrasi bukan hanya sekadar eksekutor tugas-tugas rutin yang monoton, tetapi mereka juga merupakan “tulang punggung” yang mendukung kelancaran operasional perusahaan secara keseluruhan.
Rekrut Staf Administrasi untuk Perusahaan Anda Melalui Staffinc
Tak bisa dipungkiri bahwasannya staff administrasi adalah salah satu bagian penting yang wajib dimiliki oleh perusahaan guna membantu menyelesaikan kebutuhan-kebutuhan yang bersifat administratif. Untuk mendapatkan tenaga administrasi profesional untuk perusahaan pun bukanlah perihal mudah, namun Staffinc dapat menjadi solusi terbaik Anda dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja perusahaan.
Dengan jaringan yang luas dan pengalaman dalam menyediakan solusi ketenagakerjaan untuk perusahaan, Staffinc dapat membantu Anda menemukan kandidat yang tidak hanya memiliki kualifikasi teknis yang terbaik, tetapi juga karakteristik pribadi yang sesuai dengan perusahaan Anda. Layanan outsourcing Staffinc dapat menjadi solusi bagi Anda yang ingin melakukan perekrutan tenaga kerja namun ingin melakukannya secara lebih cepat dan efektif. Hubungi tim Staffinc dan temukan bagaimana kami dapat membantu perusahaan Anda mencapai efisiensi dan keberhasilan yang lebih besar melalui tenaga administrasi yang handal.
Baca juga:
