Hindari 6 Kesalahan yang Sering Ditemukan Pada Customer Service Berikut Ini!

Keberadaan customer service dalam sebuah perusahaan sangatlah penting karena customer service dapat dianggap sebagai imej dari perusahaan tersebut. 

Sebagai seorang customer service, memenuhi kebutuhan pelanggan dan memberi solusi atas permasalahan yang dihadapi oleh pelanggan adalah tujuan nomor satu yang wajib dicapai. Untuk meraihnya, diperlukan keahlian dalam berkomunikasi dan berhadapan langsung dengan pelanggan yang sebuah bisnis ataupun perusahaan miliki.

Namun sayangnya, secara sadar ataupun tidak, banyak layanan customer service sebuah perusahaan yang masih belum optimal dan bahkan mengecewakan.

Karena berhubungan langsung dengan pelanggan, maka kesalahan dalam berinteraksi dengan pelanggan harus diminimalisir sebaik mungkin. Karena apabila terdapat kesalahan, nantinya akan dapat menimbulkan disinformasi sehingga membuat pelanggan kecewa. 

Terlebih lagi, di era modern yang serba cepat ini, pelanggan ingin dilayani secepat dan semudah mungkin. Sehingga diperlukan customer service yang cekatan dan berkualitas.

Apabila pelayanan yang diberikan oleh customer service tidak memenuhi kebutuhan pelanggan, alih-alih mendapat pelanggan loyal, pelanggan tersebut akan berpindah hati ke kompetitor. Anda tentu tidak ingin hal ini terjadi, bukan?

6 Kesalahan Customer Service yang Harus Dihindari

Untuk menghindari kekecewaan dari pelanggan bisnis Anda, berikut enam kesalahan customer service yang seringkali ditemui dan harus dihindari! Simak penjelasannya di bawah ini.

1. Kurangnya pengetahuan atau kompetensi

Salah satu kesalahan yang umum ditemui pada seorang customer service adalah kurangnya pengetahuan dan kompetensi dari pekerjaan yang dilakukan.

Meskipun setiap pekerjaan dapat dikerjakan sambil dipelajari, ada baiknya jika seorang customer service mendapatkan training yang baik terlebih dahulu sebelum melaksanakan tugasnya.

Seorang customer service pun harus bersikap proaktif terhadap perusahaan apabila merasa kurang mendapatkan training yang mumpuni, sehingga dalam menjalani pekerjaan bisa dapat menjadi lebih maksimal lagi kedepannya.

2. Tidak melayani secara optimal

Tujuan utama seorang customer service adalah memastikan kebutuhan dan permasalahan pelanggan teratasi dengan baik. 

Apabila seorang customer service gagal dalam memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan dan tidak tuntas dalam memberikan solusi, pastilah seorang konsumen akan merasa kecewa dan otomatis customer service tersebut telah gagal dalam menjalankan tugasnya.

Maka dari itu pastikan setiap pertanyaan atau keluhan yang diajukan oleh pelanggan, disikapi dan ditanggapi secara maksimal hingga tuntas. Dengan begitu, konsumen akan merasa senang dan puas dengan tanggapan yang mereka dapatkan.

3. Tidak memberikan solusi terbaik

Kesalahan yang perlu dihindari selanjutnya adalah tidak memberikan solusi yang terbaik. 

Dalam memberikan pelayanan, seorang customer service bukan hanya bertugas untuk ramah kepada customer tapi memberikan solusi terbaik kepada pelanggan.

Customer service harus bisa memberikan solusi alternatif untuk berjaga-jaga kalau solusi pertama tidak bisa dilakukan. 

Memberikan solusi alternatif akan membuat customer lebih baik dalam memandang perusahaan sehingga customer bisa merasa puas dan senang. 

Misalnya saja ada customer yang memesan hotel melalui travel agent, maka customer service harus bisa memberikan alternatif hotel sekitar yang bisa dipilih jika hotel tujuan ternyata penuh.

4. Tidak mendengarkan customer

Yang keempat dari kesalahan yang harus dihindari, adalah tidak mendengarkan keluhan customer. 

Ini adalah syarat wajib bagi para customer service untuk mau mendengar semua keluhan serta kritik dari customer. 

Jika customer service tidak mendengarkan keluhan dan kritik customer, perusahaan bisa kehilangan customer tersebut. 

Kehilangan satu customer saja bisa membuat kerugian bagi perusahaan, apalagi jika banyak customer yang merasa tidak puas karena kinerja customer service.

5. Tidak cekatan

Sebagai seorang customer service, cekatan dalam menjawab keluhan ataupun pesanan customer adalah hal yang wajib dilakukan. Membuat customer menunggu terlalu lama karena customer service yang lamban juga menjadi masalah dalam perusahaan. 

Hal ini juga berdampak bagi reputasi perusahaan karena customer merasa kecewa dan tidak puas akan pelayanan yang diberikan oleh customer service. 

Pastikan memilih karyawan yang cekatan dalam menjawab semua keluhan dan pertanyaan customer baik saat berhadapan langsung, lewat telepon, maupun media sosial.

6. Memberikan komentar tidak baik seputar perusahaan

Kesalahan customer service yang paling fatal adalah secara sadar ataupun tidak sadar melontarkan komentar yang kurang baik mengenai perusahaan tempatnya bekerja.

Hal tersebut sudah pasti akan memberikan rasa tidak percaya kepada pelanggan bisnis. Untuk mencegah hal itu terjadi, berikan pelayanan terbaik dan tetaplah bersikap netral tanpa membawa emosi dalam melakukan pekerjaan.

Sedang Mencari Customer Service untuk Perusahaan Anda?

Customer service yang baik adalah mereka yang mampu melakukan pekerjaannya dengan baik dan menghindari kesalahan-kesalahan di atas. Karena apabila salah satu ataupun beberapa kesalahan customer service yang disebutkan di atas terjadi, nantinya akan membawa reputasi buruk bagi perusahaan Anda. 

Untuk itu, pastikan posisi customer service yang ada di perusahaan Anda diisi oleh tenaga yang berkualitas dan kompeten.

Apabila Anda belum memilikinya, Anda dapat menemukan tenaga customer service terbaik yang bisa ditemukan melalui layanan Customer Experience Management (CXM) Sampingan.

Layanan ini terdiri dari tenaga Contact Center dan Back Office Center. Termasuk ke dalam salah satu pelayanan customer service, Anda dapat meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan perusahaan Anda melalui kedua tenaga CXM Sampingan tersebut.

Temukan informasi lengkap seputar layanan CXM Sampingan dengan mengunduh business deck CXM, dan temukan pula tenaga customer service terbaik untuk perusahaan Anda.