4 Cara Membuat Form Sales Order untuk Usaha
Sales order merupakan data atau catatan yang dikeluarkan oleh perusahaan dan berfungsi sebagai alat kontrol atas penjualan.
Sebagaimana kita ketahui bahwa penjualan merupakan hal yang sangat penting dalam usaha.
Agar bisa berfungsi dengan baik maka pembuatan form sales order tidak bisa dilakukan sembarangan. Semua informasi mengenai barang yang dijual harus dimuat di dalamnya.
Pembuatan sales order yang benar sangat membantu perusahaan untuk menghindari adanya tindak kecurangan dan penyelewengan oleh oknum tertentu.
Di dalam sales order hendaknya memuat secara rinci semua informasi penting mengenai produk seperti ukuran, jumlah, cara pembayaran, nama pembeli dan sebagainya.
Sales order dibuat sesuai dengan Purchase Order (PO) dari konsumen.
Proses Transaksi Jual Beli oleh Perusahaan
Sebelum dibuat sales order perusahaan lebih dulu menerima purchase order dari pihak konsumen baik perorangan maupun organisasi/perusahaan.
Proses transaksi jual beli dalam perusahaan tidak sesederhana pedagang kecil seperti warung misalnya.
Jumlah produk ataupun barang yang dijual kepada pihak lain tidaklah sedikit karena itulah diperlukan proses dan pencatatan yang sistematis.
Secara umum proses transaksi jual beli oleh perusahaan kepada konsumennya bisa digambarkan sebagai berikut ini.
- Penjual dalam hal ini adalah perusahaan akan mengirimkan quotation atau surat penawaran barang kepada konsumen atau pembeli.
- Jika konsumen/ pembeli merasa cocok dengan apa yang ditawarkan tersebut maka mereka akan membuat purchase order (PO) lalu dikirimkan kepada pihak penjual.
- Penjual kemudian akan membuatkan sales order sesuai dengan permintaan atau daftar yang ada di dalam PO.
- Jika pihak konsumen/ pembeli ingin melihat sales order lebih dulu maka penjual akan mengirimkannya.
- Perusahaan yang menjual produk akan memproses sales order dan mengirimkan barang yang dipesan kepada pembeli.
- Setelah proses pengiriman barang selesai maka pihak penjual selanjutnya membuat invoice atau tagihan kepada konsumen/ pembeli. Invoice yang dibuat tersebut harus sesuai dengan informasi yang terdapat di dalam sales order.
Jadi dari uraian mengenai proses transaksi jual beli pada sebuah perusahaan dengan konsumennya seperti di atas sudah bisa dilihat bahwa kesalahan dalam pembuatan sales order bisa mendatangkan masalah yang rumit.
Cara Membuat Form Sales Order
Untuk bisa membuat sales order yang benar dan sesuai data penjualan maka dibutuhkan form yang bisa memuat semua informasi detail barang.
Kalau dulu sales order masih dibuat secara manual maka saat ini sudah banyak software yang bisa digunakan.
Form sales order yang sudah dioptimasi pastinya lebih mudah untuk dikerjakan dan memperkecil kemungkinan kesalahan.
Cara membuat form sales order sebenarnya tergantung dari jenis software yang dipakai oleh perusahaan itu sendiri.
Namun secara umum pembuatan form sales order mengikuti langkah-langkah sebagai berikut.
1. Membuka Menu Sales atau Penjualan
Pada semua aplikasi maupun software sales order pasti terdapat menu sales di samping menu-menu lainnya.
Karena kita akan mengisi form sales order tentu saja harus membuka halaman sales order.
Umumnya di dalam halaman sales order tersebut akan ada simbol tanda tambah (+) yang harus diklik dulu untuk bisa mengisi data penjualan.
2. Mengisi Data Penjualan
Langkah selanjutnya adalah mengisi semua data terkait penjualan yang dilakukan sesuai dengan sales order. Data yang dimaksud antara lain yaitu:
- Nomor urut sesuai order penjualan dari konsumen
- Tanggal sesuai pemesanan atau sales order dibuat
- Sales person yaitu nama dari sales yang bertugas menyelesaikan proses transaksi penjualan barang tersebut.
- Tempat atau lokasi pengiriman barang
- Nama pembeli/konsumen/mitra/perusahaan yang membeli produk atau barang tersebut.
- Data mengenai produk yang dijual seperti deskripsi barang, kuantitas atau berapa jumlahnya, besarnya pajak yang dikenakan, potongan harga atau diskon kalau ada dan sebagainya sesuai kolom yang ada.
- Setelah semua kolom data yang dibutuhkan terisi biasanya akan ditampilan berapa jumlah seluruhnya.
3. Mengisi Data Syarat Ketentuan dan Keterangan Penjualan
Dalam proses transaksi jual beli yang dilakukan penjual kepada pembeli seringkali terdapat persyaratan tertentu yang telah disepakati dan harus dipenuhi.
yarat dan ketentuan pada sales order tersebut juga harus dituliskan ke dalam form.
Selain semua syarat dan ketentuan sales order juga memuat tentang keterangan yang berkaitan dengan produk dan sebagainya.
Keterangan ini juga harus dituliskan secara jelas dan detail di dalam sales order.
4. Menyimpan Form Sales Order
Langkah yang terakhir tentu saja form sales order yang telah diisi tersebut harus disimpan sebagai file di dalam komputer agar tidak hilang.
File sales order yang disimpan tersebut bisa disalin sebagai invoice atau tagihan untuk dikirimkan kepada pihak konsumen atau pembeli.
Selain itu dengan menyimpan file sales order kita bisa menemukannya kapanpun dibutuhkan.
Itulah cara membuat form sales order yang benar. Pembuatan sales order yang telah dioptimasi dengan menggunakan software tertentu akan membuat kinerja bagian sales menjadi lebih efektif dan efisien.
Hal yang terpenting adalah periksa kembali semua data di dalam form sales order sebelum dicetak ataupun dikirimkan kepada konsumen.
Jika Anda membutuhkan konsultasi seputar sales order, Anda bisa mendapatkannya di Sampingan.co.id.
Tingkatkan kualitas bisnis melalui penawaran kami yang beragam dari riset pengembangan produk hingga perencanaan dan strategi brand.
Anda juga bisa mendapatkan pekerja half time, full time, ataupun outsource di Sampingan. Kunjungi https://staffinc.co.id/manpower untuk melihat penawaran selengkapnya.
