Kelancaran pembayaran yang ditagihkan memiliki arti vital bagi perusahaan. Dana yang diperoleh akan bermanfaat besar dalam memutar roda operasional. Oleh karena itu, pastikan proses penagihannya berjalan baik dengan desk collection.
Disebut sebagai staf penagihan dalam bahasa Indonesia, desk collection merupakan garda terdepan dalam kelancaran pembayaran tagihan. Mereka yang diberi tugas dan fungsi oleh perusahaan untuk menginformasikan, mengingatkan, serta menagih kewajiban pembayaran.
Nanti desk collection akan bertugas untuk melakukan penagihan atau membuat surat penagihan kepada pihak yang membayar piutang usaha. Dalam menjalankan pekerjaannya, mereka akan melakukan berbagai proses seperti mengingatkan pengutang untuk segera melakukan pembayaran, menyiapkan semua administrasinya, hingga memberikan peringatan.
Oleh karena itu, keberadaan desk collection sangat penting. Mereka menjadi bagian vital di bagian keuangan perusahaan. Kelancaran penagihan pembayaran bisa dipastikan berkat mereka.
Tugas dan Tanggung Jawab
Melihat bidang kerjanya, sepintas desk collection mirip dengan debt collector. Padahal, kedua profesi tersebut berbeda. Perbedaannya terletak di tanggung jawab desk collection yang berperan sebagai pengingat penagihan dan mempersiapkan semua prosesnya.
Agar lebih jelas, berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab yang biasanya dijalankan oleh staf penagihan:
- Menjalankan pengecekan terkait sejumlah piutang perusahaan yang tidak dibayar tepat waktu.
- Memantau debitur perusahaan yang tidak menjalankan pembayaran sesuai waktu yang disepakati.
- Membuat surat penagihan kepada debitur.
- Memberikan surat penagihan kepada debt collector yang bertugas untuk melakukan penagihan secara langsung ke debitur.
- Menjalankan proses pelunasan tagihan oleh debitur sesuai prosedur standar perusahaan dan prasyarat yang telah disepakati.
- Membuat laporan mengenai proses penagihan yang dilakukan secara reguler. Bentuk dan waktu pelaporan bisa dilakukan sesuai standar yang diterapkan di perusahaan.
- Memberikan laporan hasil penagihan yang dijalankan oleh debt collector. Sama seperti laporan proses penagihan, waktu maupun bentuk pelaporan dijalankan sesuai kebutuhan perusahaan.
Bersikap Proaktif
Staf penagihan dituntut untuk bersikap proaktif terhadap tagihan yang belum dibayarkan. Mereka diminta untuk konsisten memberikan pengingat kepada debitur untuk melakukan pembayaran sesuai kesepakatan.
Namun, berbeda dengan debt collector, desk collection hanya mengingatkan pembayaran tagihan. Biasanya dilakukan melalui telepon atau pengiriman surat maupun email.
Terkait penagihan, desk collection harus bersikap sopan karena harus tetap menjaga relasi debitur dengan perusahaan agar tetap baik. Karena itu, kemampuan persuasi, negosiasi, dan ketahanan mental wajib dimiliki oleh staf penagihan. Selain itu, mereka juga harus siap dengan data-data lengkap terkait penagihan.
Memastikan Proses Pembayaran Berhasil
Penagihan hanyalah awal dari pekerjaan yang dijalankan oleh desk collection. Begitu debitur sudah melakukan pembayaran, mereka akan bekerja untuk memastikan prosesnya berjalan lancar. Dengan kata lain, segalanya tentang administrasi pelunasan juga akan disiapkan.
Oleh karena itu, staf penagihan harus memiliki kegigihan untuk terus melakukan upaya mengingatkan tagihan yang akan dibayar. Mereka wajib secara konsisten menghubungi debitur untuk segera melakukan pembayaran.
Performa desk collection juga sering diukur dari jumlah utang yang berhasil terbayar. Tidak heran, terdapat stimulan berupa bonus yang berkaitan dengan penagihan yang berhasil. Hal ini akan memberi semangat kepada staf penagihan untuk terus bekerja optimal.
Singkat kata, desk collection sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang membutuhkan kelancaran pembayaran tagihan. Terlebih lagi mereka yang memiliki piutang dalam jumlah besar dan tersebar ke debitur dalam jumlah banyak. Kondisi tersebut mengharuskan ada petugas khusus yang menangani penagihannya.
Terlebih bagi bagi perusahaan yang memang bergerak dalam penyaluran kredit. Keberadaan desk collection menjadi keharusan. Meski begitu, bidang usaha lain pun tetap membutuhkannya.
Oleh karena itu, lihat ke dalam perusahaan. Apakah sudah ada desk collection yang memastikan penagihan berjalan lancar?
