Pembagian tugas untuk tim sering terkesan sepele. Padahal, hal ini kerap menyita waktu dan energi bagi yang menjalankannya. Oleh sebab itu, penting bagi seorang manajer untuk mengetahui teknik mengorganisasi tugas-tugas timnya.
Membagi tugas untuk tim tidak semudah yang dibayangkan. Banyak hal yang wajib dipikirkan di baliknya. Hal-hal seperti memperhatikan kapabilitas penerima tugas, keadilan beban kerja, hingga menentukan tenggat waktu penyelesaiannya harus dipertimbangkan.
Prioritaskan Hal Terpenting
Beban manajer dalam membagi tugas masih bisa bertambah ketika ketika tugas yang harus dibagi cukup banyak. Akibatnya mereka akan semakin kesulitan dalam pembagian. Namun, untuk mempermudah, manajer sebenarnya bisa melihat skala prioritas.
Lihat mana tugas yang paling penting dari berdasarkan urgensinya dan dampaknya bagi pencapaian target kerja. Dua hal ini dapat menjadi patokan untuk pembagian tugas.
Abaikan tugas yang dirasa kurang mendukung pencapaian tujuan. Tugas ini bisa dilakukan nanti, atau bahkan dihapus sama sekali.
Tips Membagi Tugas Kepada Tim
Agar pembagian tugas ke tim semakin efektif, ada beberapa hal yang perlu dilakukan. Inilah hal-hal tersebut:
1. Ingat Dulu Tujuan yang Ingin Dicapai
Sebelum membagi tugas, mulailah dengan melihat tujuan yang dicapai terlebih dulu. Ingatlah target yang dipatok dalam jangka panjang maupun pendek.
Mengingat target yang ingin diraih bisa mempermudah pembagian skala prioritas. Tugas-tugas yang mendukung pencapaian target bisa diprioritaskan. Lalu, yang lainnya tidak dimasukkan ke skala urgen.
Ketika daftarnya sudah dimiliki, semua bisa dianalisis lagi. Pilih yang paling mendesak untuk dilakukan demi mendukung pencapaian target.
Urutkan semuanya dari skala terpenting hingga terendah. Ini akan memudahkan organisasi pembagian tugas kepada tim.
2. Bagikan Kepada Tim
Ketika sudah mendapat kejelasan terhadap tugas-tugas yang perlu mendapat skala prioritas, mulailah membagikannya kepada tim. Namun, sebelum melakukannya, lakukan pertemuan terlebih dulu. Paparkan semua hal mengenai tugas yang akan diberikan ke tim.
Penting sekali bagi anggota tim untuk tahu tujuan di balik tugas yang akan dikerjakan. Perlihatkan bahwa ini akan bisa mendukung pencapaian target yang selama ini ingin diraih.
Jika tim terinspirasi, maka pembagian tugas akan semakin mudah. Mereka pun bersemangat dalam menjalankan tugasnya karena tahu persis tujuan dan kegunaannya.
3. Mulai Pembuatan Rencana
Saatnya mulai membuat rencana kerja. Libatkan tim dengan meminta masukan dan usulan mengenai tugas dan pelaksanaannya. Setelah itu susun perencanaan dengan baik. Pertimbangkan aneka hal seperti beban kerja, kapabilitas, dan tenggat waktu penyelesaian.
Hal ini penting sebagai pedoman bagi semua anggota tim. Dengan melihat rencana kerja, gambaran tentang tugas yang harus dikerjakan akan terlihat, sehingga memudahkan pelaksanaan.
Bagi juga tugas dengan detail. Perencanaan yang baik akan mampu memperlihatkan peran setiap anggota tim dalam pencapaian tujuan.
4. Pastikan Semua Pihak Siap Menjalankan Tugas
Manajer harus memastikan semua anggota tim siap menjalankan tugas dengan baik. Oleh sebab itu, dukungan perlu diberikan. Misalnya dengan memberi pelatihan terkait pengerjaan tugas-tugas yang diberikan.
Hal ini penting agar pelaksanaan tugas berjalan baik. Jika ada tugas yang belum terselesaikan karena ada anggota tim yang tidak kapabel, maka pencapaian target secara umum akan terganggu. Hindari dengan memberikan pelatihan yang memadai.
5. Lakukan Cek Berkala
Jalankan pengecekan pelaksanaan tugas dan hasilnya secara berkala. Lebih baik hal ini dilakukan secara reguler dengan melibatkan tim. Mintalah kepada mereka untuk memaparkan perkembangannya.
Langkah ini akan membantu pengambilan tindakan ketika ada masalah di tengah jalan. Selain itu, perubahan rencana juga bisa diterapkan dengan melihat kondisi terbaru.
6. Terus Berkomunikasi
Tetap berkomunikasi dengan anggota tim setiap saat. Jangan hanya melakukannya dalam pertemuan reguler belaka.
Keterbukaan komunikasi dengan anggota tim akan mempermudah penyelesaian tugas. Anggota tim bisa meminta dukungan jika memerlukannya. Lalu, secara tidak langsung, pemantauan pekerjaan pun dapat berjalan baik.
Mengorganisasi tugas dengan baik akan mempermudah pelaksanaannya. Tidak akan ada beban yang berlebihan maupun tumpang-tindih pekerjaan. Tugas-tugas pun bisa berdampak besar bagi pencapaian tujuan secara umum.
