Mengenal Apa Itu Sistem Inventory

Secara garis besar konsep atau sistem inventory ini digunakan untuk usaha perdagangan lebih tepatnya, tapi tidak menutup kemungkinan digunakan oleh usaha usaha lainnya. Berikut adalah pengertian serta manfaat dari sistem inventory.

Pengertian Inventory

Inventory bisa kita artikan dengan persediaan. Jadi sistem inventory adalah mengontrol suatu persediaan barang yang berkaitan dengan aktivitas logistik.

Barang barang akan disimpan dengan tujuan tertentu tergantung kebijakan management.

Ada barang yang disimpan menjadi persediaan untuk dijual kembali, atau juga dapat sebagai stok bulan depan atau dapat juga sebagai suku cadang.

Hal itu tergantung pada perusahaan masing masing menggunakan sistem inventory untuk apa dan seperti apa.

Business Insights: Contoh SOP Gudang Penerimaan Barang

Fungsi Inventory

Ada empat fungsi yang paling umum dikenal oleh masyarakat di antaranya:

1. Mendecouple: yakni memisahkan beragam bagian proses produksi. Misalnya saja jika perusahaan berfluktuasi, maka kemungkinan besar dibutuhkan persediaan tambahan untuk mendecouple proses produksi dari para pemasok.
   
   
2. Mendecouple perusahaan dari fluktuasi permintaan dan menyediakan persediaan barang yang akan memberikan pilihan bagi pelanggan. Hal semacam ini umumnya berlaku untuk pedagang eceran.
   
   
3. Mengambil untung diskon kuantitas, pasalnya pembelian dalam jumlah besar dapat mengurangi biaya produksi atau pengiriman barang.
   
   
4. Menjaga pengaruh inflasi atau naiknya harga.

Tujuan Inventory

1. Mengurangi resiko keterlambatan barang.
   
   
2. Memenuhi kebutuhan atau permintaan.
   
   
3. Menjaga berlangsungnya produksi dan menjaga perusahaan tidak kehabisan persediaan.
   
   
4. Memberikan pelayanan terbaik bagi konsumen dengan tersedianya barang yang diperlukan.

Manfaat Sistem Inventory

Mungkin beberapa dari kalian yang memiliki bisnis tidak paham betul manfaat dari sistem inventory.

Berikut ini adalah beberapa manfaat sistem inventory.

1. Menjaga Stok Barang Produksi

Hal ini sangat penting dan harus diingat, usaha yang bergerak untuk produksi, stok sangatlah penting, pengiriman stok untuk produksi tidaklah selalu on time bisa terjadi kesalahan pengiriman atau musibah yang mengakibatkan terhambatnya pengiriman.

Jika kita tidak memiliki inventory produksi akan terhenti sampai stok datang. Jika kita memiliki inventory produksi dapat berjalan sampai stok datang

2. Menjaga Stok di Pasaran

Jika Anda tidak dapat memperhitungkan jumlah stok persediaan perusahaan ini sangat berpengaruh jika konsumen atau client yang membutuhkan stok tersebut namun Anda tidak dapat memenuhinya karena stok gudang habis.

Hal ini penting, kenapa? Kita akan kehilangan konsumen atau client tersebut syukur jika mereka masih mau menunggu, namun kecil kemungkinan hal itu terjadi. Jadi tolong diperhatikan ketersediaan dan siapkan inventory untuk hal seperti ini.

3. Memiliki kekuasaan lebih atas persediaan barang

Jika Anda memiliki suatu sistem pencatatan stok yang baik dan benar, hal ini sangat membantu dan efisien.

Sebab di mana Anda memiliki keputusan untuk mengelola atau mengontrol stok pada perusahaan selalu tetap ada.

Jadi perhitungan haruslah tepat. Kenapa demikian? Sebab jika sampai kehabisan stok hal ini dapat membuat perusahaan tersebut rugi.

Jenis-jenis Inventory

Untuk proses persediaan normalnya dibagi menjadi empat jenis, di antaranya:

1. Persediaan Bahan Baku

Raw Material Inventory adalah persediaan yang dibeli namun tidak diproses. Persediaan ini bisa digunakan untuk memisahkan pemasok dari proses produksi.

Bahan baku terdiri dari semua barang yang diproses untuk menjadi produk akhir.

Namun catatannya yakni, konsep bahan baku sebagai inventory hanya ada di industri manufaktur. Dalam industri perdagangan tidak ada pengolahan atau pembuatannya, sehingga tidak ada bahan bakunya.

2. Persediaan Barang Setengah Jadi

Working in process inventory (persediaan setengah jadi) adalah bahan baku atau komponen yang sudah diproses namun belum disetujui sebagai barang jadi. Adanya inventory ini disebabkan adanya waktu yang dibutuhkan untuk membuat produk.

3. Persediaan Pemeliharaan, Perbaikan dan Operasi 

Maintenance, repair, operating (MRO) yakni pemeliharaan, perbaikan, dan operasi yang digunakan untuk menjaga agar permesinan dan proses produksi tetap produktif. MRO tetap diperlukan karena kebutuhan dan waktu pemeliharaan dan perbaikan beberapa peralatan tidak diketahui.

Jenis inventory satu ini sebenarnya tidak tidak ada dalam pembukuan, namun memiliki peran penting dalam pekerjaan. Persediaan MRO ini digunakan  untuk perawatan, perbaikan, dan pemeliharaan mesin, perkakas, dan peralatan lain yang digunakan dalam proses produksi.

4. Persediaan Barang Jadi

Yakni produk yang sudah selesai dan sedang menunggu pengiriman. Barang ini bisa disimpan karena  permintaan pelanggan yang belum diketahui. Barang jadi ini adalah barang akhir yang sudah siap dijual di pasar dan telah melewati semua proses produksi dan pengecekan kualitas.

Sementara itu, jenis lain dari inventory juga bisa dilihat dari sisi tujuan persediaan itu sendiri, di antaranya:

1. Inventory Pengaman (safety Stock)

Inventory pengaman yakni persediaan yang dilakukan dengan tujuan mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan atau persediaan. Jika persediaan pengaman tidak bisa mengantisipasi ketidakpastian tersebut, maka akan terjadi kekurangan persediaan.

2. Inventory Antisipasi

Persediaan antisipasi yang bertujuan untuk  menstabilkan stok merupakan inventory yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan sebelumnya.

3. Inventory dalam Pengiriman

Persediaan dalam pengiriman ini adalah persediaan yang masih dalam pengiriman. Persediaan ini dibagi menjadi dua kategori, yakni Eksternal Transit dan Internal Transit.

Eksternal Transit adalah persediaan yang masih berada dalam transportasi, sementara internal transit adalah persediaan yang masih menunggu untuk diproses atau dipindahkan.

Tips dan Trik Kelola Sistem Inventory

• Tata letak penyimpanan, sebisa mungkin dipisahkan sesuai dengan kategori yang digunakan.
  
• Disiplin dalam pencatatan stok. Bisa tiap hari atau tiap perubahan shift. Supaya jumlah stok akan terpantau dan selalu akurat laporan stoknya.
  
• Sesuaikan budget. Untuk melakukan perputaran stok, jangan berlebihan dan jangan kekurangan. Pastikan kebutuhan terpenuhi dan masih terdapat simpanan supaya tidak mengganggu operasional lainnya.
  
• Hire staf logistik berkualitas dari Sampingan.co.id.

Pastikan Anda telah memahami apa itu sistem inventory dan dapat mengimplementasikan manfaatnya.

Sistem inventory akan berjalan dengan baik jika disertai dengan staf logistik yang berkualitas baik juga. Hubungi kami segera!