Pemantauan performa karyawan wajib dilakukan untuk menjaga kinerja perusahaan. Pencatatan data absensi bisa menjadi salah satu caranya. Namun, selama ini proses tersebut merepotkan dan kurang efektif. Maka, diperlukan pemanfaatan teknologi agar otomatisasi absensi bisa dilakukan.
Absensi memang bisa menjadi indikator kinerja karyawan. Terlebih lagi jika sistem penggajian berkaitan erat dengan waktu kerja, seperti keberadaan upah lembur dan penerapan jam kerja minimal. Alhasil, data waktu masuk dan keluar kerja karyawan memiliki arti penting.
Selama ini masih banyak perusahaan yang menggunakan metode manual untuk memperoleh data absensi. Bahkan, tidak sedikit yang hanya mencatatnya di selembar kertas.
Tentu hal ini kurang praktis dan merepotkan. Penarikan data akan sulit dan memakan waktu. Belum lagi rekapitulasinya yang memusingkan.
Hal tersebut sebenarnya bisa dihindari dengan otomatisasi absensi. Saat ini, teknologi telah memungkinkan sistem tersebut diadopsi di berbagai perusahaan.
Seperti Apa Otomatisasi Absensi?
Otomatisasi absensi berkaitan erat dengan pemanfaatan teknologi. Namun, teknologi yang dimaksud bukan sekadar pemakaian aneka jenis mesin absensi seperti absensi digital, biometrik, sidik jari, ataupun yang berbasis web. Lebih dari itu, otomatisasi absensi mencakup integrasi dengan sistem manajemen kinerja secara umum.
Oleh karena itu, pemanfaatan salah satu platform workforce management diperlukan. Perusahaan bisa merancang sistemnya sesuai kebutuhan dan jenis pekerjaan yang dijalankan.
Sebagai contoh ketika tenaga kerja diharuskan pergi ke berbagai lokasi berbeda untuk menjalankan pekerjaan. Dengan otomatisasi absensi berbasis workforce management, mereka tidak perlu datang dulu ke kantor untuk absen.
Perusahaan bisa merancang sistem absen berbasis geotag yang memungkinkan karyawan mengisi waktu bekerja di lokasi kerjanya. Hal ini lebih efisien dan akurasi absensi juga terjamin.
Namun, lebih dari itu, absensi langsung berkaitan dengan sistem manajemen tenaga kerja perusahaan. Produktivitas kerja karyawan jadi bisa diukur dari sana.
Bagaimana Menjalankan Otomatisasi Absensi?
Untuk menjalankan otomatisasi absensi di perusahaan, workforce management harus diterapkan terlebih dulu. Nanti perusahaan bisa mendesain sistem yang cocok untuk jenis pekerjaannya. Barulah sistem absensi dapat diintegrasikan ke sana.
Disarankan untuk membuatnya mudah dan sepraktis mungkin. Sistem yang bisa diakses dengan ponsel contohnya. Hal itu akan memudahkan karyawan menginput data absensi, sehingga otomatisasi absensi berjalan lancar.
Apa Manfaat yang Didapat Perusahaan?
Menerapkan otomatisasi absensi menjanjikan aneka manfaat besar bagi perusahaan. Paling utama adalah akurasi data absensi. Jika semuanya tercatat dalam sistem, maka tidak ada lagi pencatatan absensi yang berdasar perkiraan belaka. Semuanya akan akurat dengan bukti yang konkret.
Selama ini terdapat kebiasaan untuk mengisi waktu kerja sesuai perkiraan saja. Berdasar data Workforce, sebanyak 55% karyawan terbiasa membulatkan jam kerjanya selama 15 menit. Jam kerja ditambah atau dikurangi 15 menit agar sesuai dengan target.
Dengan otomatisasi absensi, praktek pembulatan jam kerja tidak akan terjadi. Hal tersebut akan membuat penggajian dan penilaian kinerja akan berjalan objektif. Selain itu, terdapat data-data konkret yang bisa dijadikan rujukan untuk pembayaran gaji maupun pemberian bonus.
Penerapan otomatisasi absensi juga akan mendorong ketaatan terhadap aturan. Sistem yang praktis akan membuat karyawan dimudahkan. Pada akhirnya, ketaatan terhadap aturan kerja akan meningkat dengan sendirinya.
Beragam manfaat otomatisasi absensi sangat menarik. Perusahaan wajib membangunnya untuk menjaga produktivitas kerja.
