Dalam bisnis retail, audit inventaris sangat krusial. Pelaksanaannya akan membuahkan wawasan yang akurat mengenai ketersediaan produk di toko. Oleh sebab itu, pastikan semuanya berjalan tepat.
Audit inventaris produk merupakan prosedur analitis yang dilakukan untuk mengecek inventaris produk serta memastikan kecocokan catatan keuangan dan stok produk. Hal ini penting sekali karena berguna untuk menjaga akurasi inventaris produk.
Namun, lebih dari sekadar mengetahui kondisi riil, audit inventaris produk juga penting bagi pengambil an angkah strategis dengan cepat. Melaksanakan audit mampu membantu retail untuk melakukan stok produk yang sesuai kebutuhan pada waktu yang tepat. Selain itu, penurunan pasar sebuah produk juga bisa terdeteksi dari audit tersebut.
Oleh sebab itu, lakukan audit inventaris produk secara berkala. Berikut ini cara melakukannya dengan tepat.
Siapkan Prosedur Audit Inventaris
Sebelum melakukan audit inventaris produk terdapat sejumlah prosedur yang harus dilakukan terlebih dulu. Bentuknya bisa bermacam-macam seperti observasi, inspeksi, konfirmasi, perhitungan ulang, maupun analisis inventaris produk.
Langkah tersebut bertujuan untuk memvalidasi data. Diharapkan data-data yang diperoleh dalam audit inventaris toko memang valid. Dengan demikian, akurasi hasil audit bisa dipertanggungjawabkan.
Adapun beberapa prosedur yang biasa dilakukan adalah sebagai berikut:
Perhitungan Inventaris Secara Langsung
Prosedur menghitung langsung produk satu per satu. Disarankan untuk dilakukan sejak awal karena paling memakan waktu.
Inventory Layers
Perhitungan untuk memastikan konsep penataan produk yang dipakai sudah tepat. Produk bisa ditata dengan sistem FIFO (first-in, first-out) atau LIFO (last-in, first-out). Pelaksanaannya harus dicek.
High-value Item Inventory Analysis
Kerap disebut pula sebagai ABC Analysis, ini merupakan proses analisis terhadap berbagai produk dengan pengategorian berbeda. Produk dapat dibagi menjadi kategori tinggi, menengah, dan rendah. Kondisinya akan dianalisis.
Direct Labor Analysis
Perhitungan mengenai biaya tenaga kerja yang berkaitan dengan produk. Segala sesuatu seperti gaji, benefit, dan pajak akan dihitung untuk tahu besar biaya yang berkaitan dengan produk secara langsung.
Investigasi Rekonsiliasi Produk
Penelitian yang dilakukan ketika muncul ketidakcocokan antara stok produk di catatan dengan yang ada di tempat penyimpanan. Investigasi perlu dilakukan untuk mencari penyebabnya.
Tes Invoice
Pengujian secara acak terhadap invoice dengan pencatatannya. Ini dilakukan untuk tahu supaya prosesnya sesuai prosedur atau tidak.
Proses yang Dilakukan Saat Audit Dijalankan
Saatnya menjalankan audit inventaris produk. Secara umum, prosesnya akan menjadi tiga tahapan, yakni perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Namun, dalam pelaksanaan, hal yang dilakukan bisa lebih detail.
Terdapat beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk memastikan prosesnya berjalan baik. Berikut ini perinciannya.
1. Tentukan Hal yang Ingin Diaudit
Mulailah dengan menentukan secara pasti produk yang ingin diaudit. Disarankan untuk memprioritaskan produk-produk yang bernilai penting bagi bisnis. Jika perlu, lakukan audit ke produk tersebut lebih sering dari yang lain.
2. Buat Jadwal Audit
Lakukan penjadwalan audit dengan mempertimbangkan waktu yang tepat. Proses audit akan mengganggu bisnis. Oleh sebab itu, pilih waktu yang paling longgar supaya dampak ke bisnis minimal. Misalnya pada momen low season.
3. Kumpulkan Data yang Diperlukan
Kumpulkan data dan dokumen yang diperlukan untuk melakukan audit. Siapkan semuanya agar mudah digunakan. Namun, pastikan kerahasiaannya terjaga.
4. Lakukan Audit Inventaris
Saatnya menjalankan audit inventaris. Jalankan dengan teliti dan pastikan objektivitas dipegang.
5. Catat Temuannya
Pastikan untuk mencatat semua hal yang ditemukan saat audit. Hal ini bisa berguna sebagai catatan yang bisa dibanding ketika melakukan audit berikutnya.
6. Laporkan Temuan
Buatlah laporan temuan audit dengan penyajian yang simpel namun komprehensif. Tujuannya agar data yang diperoleh mudah dipahami dan bisa dijadikan bukti yang sahih.
Audit inventaris produk diperlukan untuk memastikan kesesuaian antara pencatatan dan jumlah riil di gudang. Jalankan secara rutin agar tahu persis kondisi produk.
