Sampingan Business — Tidak seperti administrasi pada umumnya, divisi administrasi logistik biasanya hanya ada pada perusahaan berskala besar.
Ketika suatu perusahaan telah mempunyai banyak cabang yang telah tersebar luas, mereka tentunya membutuhkan seseorang yang dapat membantu dalam memenuhi kebutuhan setiap cabang perusahaan.
Maka dari itu, dibutuhkan divisi yang dapat melakukan pencatatan terhadap proses pengelolaan barang. Mulai dari penyimpanan, pemindahan, pengadaan barang, hingga penghapusan barang agar agar operasionalnya tidak terhambat. Yap, di sinilah peran seorang admin logistik.
Supaya lebih jelas, mari kita bahas tentang administrasi logistik melalui artikel ini. Mulai dari pengertian, tugas dan tanggung jawab, skill yang dibutuhkan, hingga tips untuk merekrut admin logistik.
Apa Itu Admin Logistik?
Secara definisi, logistik berasal dari bahasa Prancis yaitu ‘Loger’, yang artinya menyediakan atau menginapkan. Logistik berkaitan erat dengan proses pengolahan barang, mulai dari pemindahan pengadaan barang, penyimpanan, hingga pemeliharaan.
Dari makna di atas, maka dapat diketahui bahwa admin logistik adalah sebuah bentuk pencatatan atau tata usaha dalam hal pengelolaan seluruh proses mengenai barang. Dengan kata lain, divisi ini memiliki tanggung jawab dalam penyimpanan dan pengelolaan barang.
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Logistik
Setelah membaca definisinya, mungkin Anda sudah memiliki sedikit gambaran tentang apa saja tugas dari seorang admin logistik. Namun, perlu Anda pahami bahwa perannya bagi perusahaan tidak sesederhana itu. Idealnya, ada beberapa tugas dan tanggung jawab utama seorang admin logistik, di antaranya:
1. Melakukan pengadaan dan pemrosesan barang
Salah satu tugas utama seorang admin logistik adalah pengadaan barang, termasuk melakukan pemrosesan pemesanan barang yang akan dikirim.
Detailnya, seorang admin logistik harus paham tentang arus rantai pasokan barang, aset, dan juga sistem pengiriman. Proses pengiriman ini juga memiliki sistem dan log pengiriman yang harus diisi oleh admin.
2. Mengoperasikan perangkat lunak perlogistikan dan monitoring
Ini adalah salah satu tugas yang penting, sebab inti dari pekerjaan seorang admin adalah melakukan pencatatan.
Beberapa dokumen yang perlu mereka kelola yaitu seperti pengambilan data penerimaan barang (GRN), dokumen pendistribusian, collection, dan filling. Pencatatan biasanya dilakukan dengan menggunakan software ERP atau administrasi lainnya.
Seorang admin logistik harus mahir dalam mengoperasikan perangkat lunak pengiriman agar dapat melakukan pelacakan, menjaga komunikasi dengan kurir, dan memastikan tidak ada kendala dan miss dalam proses pengiriman.
3. Melakukan pembaruan catatan persediaan dan lokasi barang
Biasanya perusahaan akan melakukan stock opname atau stock taking (penghitungan dan penyesuaian jumlah barang) pada waktu tertentu.
Maka dari itu, seorang admin logistik harus rutin update catatan stok barang, baik itu barang masuk atau barang keluar.
4. Membuat laporan administrasi
Melakukan pengecekan terhadap peletakan barang, mengatur penataan barang sesuai dengan kategori, memastikan bahwa gudang bisa menampung barang datang.
Setelah itu, admin logistik bertugas untuk melakukan analisa terhadap ketersediaan barang dengan pemesanan dan ruang yang tersedia.
5. Melakukan koordinasi dengan staf internal dan berkomunikasi dengan vendor
Selain melakukan koordinasi dengan staff gudang dan kurir, admin logistik juga bertugas untuk memastikan setiap transaksi dengan vendor berjalan dengan lancar.
Seperti mengkomunikasikan perihal pengiriman dan pemesanan stok, jadwal dan sistem pengiriman, bahkan menghadapi soal negosiasi harga dengan vendor.
6. Mengecek surat dan transaksi yang masuk-keluar gudang
Admin logistik juga bertugas untuk mengirimkan tagihan dan melakukan pengecekan permintaan. Di sini juga, admin logistik memiliki tanggung jawab untuk menyiapkan beberapa dokumen pengiriman hingga pemesanan.
Baca juga: Manajemen Logistik; Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya
Skill yang Dibutuhkan Admin Logistik
Ada beberapa skill penting yang perlu dimiliki oleh seseorang yang bekerja pada bagian admin logistik, beberapa di antaranya yaitu:
- Mampu mengoperasikan komputer (minimal Microsoft Office dan Microsoft Outlook);
- Melakukan pemasukan data (data entry);
- Memiliki skill komunikasi yang baik;
- Disiplin dan teliti.
Umumnya, spesifikasi yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan tidak akan jauh berbeda. Namun selain skill di atas, perusahaan juga terkadang akan mempertimbangkan pengalaman kerja serta latar belakang pendidikan para kandidat.
Tips Merekrut Admin Logistik
Untuk para rekruter, ada tips yang bisa Anda perhatikan agar mudah mendapatkan talent admin logistik yang berkualitas!
1. Menetapkan standar pekerja yang ingin direkrut
Umumnya, untuk merekrut seorang admin logistik, rekruter tidak terlalu mempertimbangkan rekam jenjang pendidikan. Rata-rata kualifikasi pendidikan yang ditetapkan untuk posisi admin logistik adalah minimal SMA/SMK/Diploma 3.
2. Pilihlah kandidat yang komunikatif
Seorang admin logistik akan banyak bersinggungan dengan pekerja dari berbagai divisi. Maka dari itu, kemampuan komunikasi yang baik sangat dibutuhkan untuk mengisi posisi ini.
3. Perhatikan pengalaman kerja
Bekerja pada bagian admin logistik membutuhkan ketelitian, kedisiplinan, serta kemampuan untuk mengoperasikan komputer beserta software pendataan–minimal seperti excel. Carilah kandidat dengan pengalaman kerja yang memerlukan skill serupa.
Merekrut Admin Logistik dengan Sampingan Business
Sampingan Business adalah platform komprehensif untuk proses staffing perusahaan Anda. Melalui Sampingan Business, Anda dapat merekrut staf pendukung bisnis logistik seperti admin logistik, kurir dan pekerja gudang.
Selain perekrutan, perusahaan Anda juga dapat menggunakan platform Sampingan Business untuk mengelola kinerja, absensi, dan juga penggajian pekerja sesuai dengan regulasi daerah.
Sampingan Business dapat membantu perusahaan untuk menerapkan sistem rekrutmen yang efektif, sehingga usaha dan waktu Anda dapat digunakan untuk fokus ke aspek bisnis lainnya. Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi tim Sampingan Business melalui link ini.
