Kalau Anda bekerja di bidang pemasaran dan distribusi barang pastilah tidak asing dengan istilah sales order.
Apakah sama dengan purchase order? Tentu saja berbeda karena keduanya memiliki fungsi yang tidak sama.
Apa yang Dimaksud dengan Sales Order?
Secara harfiah yaitu dokumen penjualan yang dibuat secara tertulis oleh penjual lalu dikirimkan kepada pembeli.
Di dalam dokumen penjualan tersebut berisi informasi lengkap mengenai barang yang dijual misalnya seperti detail produk, kuantitas atau jumlah, harganya, berikut dengan syarat dan ketentuan yang telah disetujui oleh pembeli.
Ada juga jenis sales order yang lebih lengkap dengan mencantumkan data diri si pembeli produk.
Misalnya alamat pengiriman, alamat untuk penagihan invoice dan metode pembayaran barang.Â
Nah, di dalamnya tersebut terdapat purchase order yang telah dibuat sebelumnya oleh pembeli sebagai surat pemesanan barang.
Di dalam purchase order tersebut dicantumkan informasi mengenai jumlah produk yang akan dibeli dan data dari konsumen.
Apa Fungsi Sales Order?
Membuat sales order akan menghindarkan Anda dan bisnis yang dijalani dari kerugian.
Beberapa fungsi pentingnya bagi sebuah bisnis yaitu sebagai berikut:
- Menjadi bentuk kontrak kesepakatan yang dibuat antara penjual dan pembeli
- Proses penjualan menjadi lebih cepat
- Mengurangi dan menekan biaya operasional dari perusahaan
- Membantu proses kerja dan logistik
- Meningkatkan penjualan produk
- Mencapai order manajemen yang baik
- Meningkatkan kepuasaan konsumen maupun pelanggan
- Merupakan bagian dari alat kontrol gudang untuk mengetahui berapakah jumlah stok barang yang harus dikirimkan kepada pembeli
- Membantu pengelolaan barang sebelum dan sesudah penjualan.
Dokumen untuk Membuat Sales Order
Pembuatan sales order memakai aplikasi ataupun software khusus sangat mudah dilakukan oleh siapa saja, Anda tinggal mengikuti petunjuk yang ada di dalamnya.
Siapkan dulu beberapa data atau dokumen yang diperlukan, yaitu:
- Barang
- Konsumen
- Rekening bank atau kas
- Alamat pengiriman barang
- Dokumen master salesman
Selanjutnya Anda tinggal memasukkan data-data tersebut ke dalam kolom sesuai dengan jenis aplikasi atau software yang digunakan.
Bagaimana Tahapan Sales Order Itu?
Di dalam manajemen sales order terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan untuk membantu keberhasilan dari penjualan produk.
Tahapan yang dimaksud terdiri dari:
1. Sales Order
Tahapan pertama adalah sales order yang merupakan perintah penjualan atas produk tertentu.
2. Availability Check
Selanjutnya pihak penjual akan melakukan pengecekan apakah produk yang akan dibeli tersebut masih tersedia di gudang atau tidak.
Jika sudah habis tentu Anda harus memesannya dulu kepada pihak distributor atau supplier.
3. Process Delivery
Jika barang yang dipesan oleh pembeli masih tersedia di gudang maka proses dilanjutkan dengan pengantaran barang atau delivery.
Buat jadwal kapan pengiriman barang akan dilakukan.
Baca juga: Bagaimana Pengiriman Ke Pelanggan Bisa Dipercepat?
4. Transportation and Packaging
Ketika jadwal pengiriman barang sudah ditentukan maka tahapan selanjutnya adalah bagaimana cara pengangkutan produk tersebut.
Alat transportasi apakah yang digunakan agar barang pesanan bisa lebih cepat sampai.
Selain itu bagaimana pengemasan barangnya agar tidak rusak ketika sampai ke tangan pembeli.
5. Picking and Good Issue
Tahapan selanjutnya adalah eksekusi terhadap rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
Lakukan seleksi barang manakah yang akan dikeluarkan dari gudang untuk diantarkan kepada pembeli.
Saat mengeluarkan barang dari gudang jangan lupa menggunakan dokumen pengantaran.
Baca juga: Contoh SOP Gudang untuk Pengiriman Barang
6. Invoice
Selanjutnya adalah tugas bagian keuangan untuk membuat tagihan kepada pembeli.
Setelah diterima biasanya pembeli melakukan verifikasi pada barang yang dibelinya lebih dulu.
7. Payment Processing
Setelah proses verifikasi selesai maka pembeli akan membayarkan uangnya sesuai dengan nominal yang ada dalam tagihan.
Metode pembayaran tentu saja sesuai dengan kesepakatan dengan penjual sejak awal.
Kembangkan Bisnis Bersama Sampingan
Itulah pengertian dan beberapa hal yang berkaitan erat dengan sales order dan fungsinya bagi sebuah bisnis.
Dengan adanya data ini, penjualan dalam sebuah bisnis bisa berjalan lancar dan memiliki data dan informasi yang lengkap.
Demi berkembangnya bisnis, Anda memerlukan tenaga kerja berkualitas dan business insights dari Sampingan.
Kami membantu Anda untuk mengembangkan produk juga dapat mengenali pelanggan lebih baik, melalui riset dan online survey yang komprehensif.
Hubungi Sampingan sekarang juga!
