Bagi sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa, peran customer service sangat penting dalam kegiatan bisnis.
Pasalnya, tugas seorang customer service bukan hanya memberikan pelayanan kepada pelanggan atau memberikan suatu solusi ketika pelanggan memiliki masalah dengan jasa yang ditawarkan.
Customer service juga bertugas untuk menjaga hubungan baik dan brand image perusahaan di mata masyarakat. Customer service dapat dikatakan sebagai wajah perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan maupun calon pelanggan.
Karena itu sangat penting bagi customer service untuk memahami dan menerapkan etika dalam melayani pelanggan. Kali ini, Sampingan akan membahas etika customer service yang tepat agar dapat melayani pelanggan dengan baik dan benar.
10 Etika Customer Service
Semua kegiatan pelayanan seorang customer service memiliki tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Peningkatan ini bisa dicapai jika customer service mengerti apa yang diinginkan dan dibutuhkan pelanggan. Semakin tinggi tingkat kepuasan pelanggan, maka akan berdampak positif juga terhadap kredibilitas perusahaan.
Dalam melakukan tugasnya, etika customer service sangat harus diterapkan dengan baik untuk mewujudkan kepuasan pelanggan.
Berikut 10 etika customer service yang harus dipahami dan dilakukan:
1. Mengenal pelanggan dengan baik
Dalam memberikan pelayanan, seorang customer service harus paham kalau mereka memiliki pelanggan dengan sifat yang berbeda-beda.
Oleh karena itu, etika customer service yang pertama adalah mengenal dengan baik sifat dan karakter pelanggan. Hal ini akan membuat pelanggan merasa lebih dihargai.
Manfaat lain mengenal pelanggan secara personal adalah customer service tahu bagaimana memberikan respon terbaik agar pelanggan bisa merasa puas.
2. Tahu dan paham apa keinginan pelanggan
Etika customer service selanjutnya adalah mengetahui dan memahami apa yang menjadi keinginan pelanggan.
Seorang customer service bisa menggali informasi mengenai kebutuhan pelanggan dengan cara meningkatkan fokus. Dengarkan apa yang dikatakan pelanggan dan bertanya dengan sopan apa yang menjadi keinginannya.
Dengan mengetahui dan memahami keinginan pelanggan, tentu customer service bisa memberikan solusi yang tepat.
3. Menginformasikan produk-produk perusahaan
Ketika seorang pelanggan bertanya mengenai produk dari perusahaan, seorang customer service harus bisa memberikan informasi dengan benar dan jelas mengenai produk perusahaan.
Maka dari itu seorang customer service harus menguasai informasi produk-produk perusahaan, sehingga bisa memberikan informasi dengan tepat kepada pelanggan.
4. Melayani sampai tuntas
Etika customer service yang tidak kalah penting lainnya adalah melayani pelanggan sampai tuntas dan pelanggan mendapatkan jawaban yang diinginkan. Kepuasan pelanggan adalah prinsip yang harus dipegang seorang customer service.
Artinya seorang customer service harus benar-benar membantu pelanggan tersebut sampai pelanggan tersebut merasa puas akan jawaban yang diberikan atau masalah yang dihadapi terselesaikan sepenuhnya.
5. Menjamin rahasia pelanggan
Etika customer service selanjutnya yang harus dipahami adalah menjaga rahasia pelanggan. Ketika pelanggan komplain tentang produk perusahaan, biasanya customer service akan meminta data diri pelanggan tersebut.
Seorang customer service harus dapat menjaga rahasia pelanggan meskipun data tersebut hanya berupa nama dan nomor handphone mereka.
Etika customer service ini harus benar-benar diterapkan karena menyebarkan data diri pelanggan bisa dianggap sebagai pelanggaran privasi, melanggar kode etik perusahaan, dan dapat berhubungan dengan kasus hukum.
6. Melayani dengan ramah dan ceria
Ketika melayani pelanggan, customer service harus melayani dengan ramah dan ceria. Etika customer service yang seperti ini merupakan syarat umum dalam kegiatan pelayanan. Kepuasan pelanggan juga dapat meningkat ketika customer service melayani dengan ramah dan ceria.
Pembawaan yang ramah dan ceria cenderung akan membuat pelanggan lebih rileks ketika mengatakan apa yang diinginkannya dari customer service, sehingga customer service juga bisa memberikan solusi dengan benar.
7. Tidak berasumsi negatif kepada pelanggan
Etika customer service yang berikutnya adalah tidak boleh menaruh asumsi negatif apapun terhadap pelanggan.
Ketika berkomunikasi, pastikan sikap yang Anda berikan selalu netral dan selama percakapan tidak menaruh asumsi apapun terhadap pelanggan khususnya asumsi negatif.
8. Menerima semua keluhan pelanggan
Menerima semua keluhan pelanggan merupakan salah satu etika customer service. Fokuslah untuk mendengarkan dan berempati atas keluhan yang disampaikan oleh pelanggan.
Setelah pelanggan menyampaikan keluhannya, pastikan customer service memberikan solusi terbaik dan tepat atas keluhan tersebut.
9. Berpenampilan rapi
Memiliki penampilan yang menarik dan rapi juga bagian dari etika customer service. Penampilan menarik dan rapi akan memunculkan kesan yang positif bagi pelanggan.
Meskipun demikian, hindari penampilan yang berlebihan seperti penggunaan aksesoris yang terlalu besar atau make-up yang mencolok.
10. Mengucapkan terima kasih
Etika customer service yang terakhir adalah mengucapkan terima kasih saat sudah selesai melayani pelanggan.
Ucapan terima kasih ini diberikan kepada pelanggan sebagai ucapan karena sudah memakai dan percaya pada layanan customer.
Tak hanya ucapan terima kasih, seorang customer service juga perlu mengatakan maaf dan tolong jika ada hal yang terjadi selama pelayanan berlangsung.
Rekrut Customer Service Terbaik di Sampingan
Mencari customer service terbaik bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan oleh perusahaan. Mencari orang-orang yang memenuhi syarat sebagai customer service terkadang memerlukan waktu yang panjang.
Maka dari itu, dengan Customer Experience Management (CXM) dari Sampingan, Anda akan lebih mudah untuk mendapatkan customer service terbaik yang ada di Indonesia.
Jasa customer service yang Sampingan sediakan terdiri dari jasa call center/contact center dan back office center. Melalui kedua layanan jasa tersebut, Anda dapat mengoptimalkan komunikasi yang dijalin dengan pelanggan dan memastikan tenaga customer service yang Anda miliki merupakan talenta terbaik serta berpengalaman yang Anda miliki.
Kunjungi laman CXM Sampingan sekarang dan temukan layanan customer service terbaik untuk direkrut di perusahaan Anda.
