Proses administrasi sering memakan waktu dan energi seorang pebisnis. Padahal, mereka harus fokus ke hal-hal yang lebih penting. Maka, supaya kegiatan administratif tertangani dengan baik, manfaatkan saja layanan asisten virtual yang kini semakin marak.
Asisten virtual merupakan orang yang memberikan layanan administratif dan dukungan bisnis kepada perusahaan dari jarak jauh atau remote. Pekerjaannya mirip dengan asisten lainnya. Namun, ia tidak harus berada di lokasi yang sama dengan pihak yang menggunakan jasanya.
Hal ini dimungkinkan berkat pemanfaatan teknologi. Asisten virtual tetap bisa mengerjakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya dari lokasi berbeda. Katakanlah ia bisa mengerjakan pekerjaannya dalam sebuah sistem yang berbasis online atau mengirimkan hasil kerjanya lewat email dari tempat lain.
Biasanya status asisten virtual berbeda dengan karyawan tetap di sebuah perusahaan. Kebanyakan ia merupakan pegawai kontrak, pekerja paruh waktu, atau pekerja lepas yang bekerja sesuai kontrak dengan satu pihak.
Bahkan, tidak sedikit pula asisten virtual yang berstatus sebagai pekerja alih daya. Mereka dihadirkan oleh pihak ketiga yang memberikan layanan asisten virtual kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
Status tersebut memberi keuntungan tersendiri bagi perusahaan yang hendak memanfaatkan layanan asisten virtual. Mereka tidak perlu mengontrak sang asisten secara permanen dan hanya menggunakan jasanya sesuai kebutuhan. Hal ini sangat mendukung efisiensi biaya.
Bidang Kerja Asisten Virtual
Asisten virtual menawarkan kemampuan kerja yang berbeda-beda. Namun, biasanya administrasi menjadi bidang utama yang digeluti. Inilah beberapa pekerjaan yang sering dapat dijalankan oleh seorang asisten virtual.
- Akuntansi dan pembukuan
- Data entry and processing
- Pengelolaan respons email
- Penerimaan pesanan
- Telemarketing
- Perencanaan kegiatan dan agenda perjalanan
Mengapa Harus Menggunakan Layanan Asisten Virtual?
Pelaku bisnis yang memiliki kesibukan tinggi sangat disarankan untuk menggunakan jasa asisten virtual. Menyerahkan pekerjaan administrasi kepada mereka akan memberi banyak waktu untuk menjalankan pekerjaan lain yang lebih penting. Misalnya ia jadi bisa fokus mencurahkan energi ke berbagai tugas strategis yang penting bagi bisnis utama.
Namun, masih ada beberapa alasan lain yang memperlihatkan bahwa pemanfaatan layanan asisten virtual sangat diperlukan. Inilah beberapa di antaranya.
- Mempermudah Organisasi Kegiatan
Asisten virtual memiliki kapabilitas untuk mengorganisasi berbagai hal mulai dari agenda pertemuan, tugas yang harus diselesaikan, hingga menata administrasi surat-menyurat. Kemampuan ini mempermudah pebisnis untuk melewati hari dengan lebih efisien.
- Mampu Bertindak Sebagai Pengingat
Pebisnis yang sibuk bisa jadi kesulitan untuk mengingat semua agenda yang harus dijalankan. Asisten virtual akan sangat membantu dengan bertindak sebagai pengingat. Dengan demikian tidak akan ada kegiatan yang terlewatkan.
- Bisa Memberikan Dukungan Pelanggan
Asisten virtual mampu bertindak sebagai pemberi dukungan layanan kepada pelanggan. Mirip seperti customer service, ia bisa melayani kebutuhan pelanggan terlebih dulu. Lalu sesudahnya ia dapat menyerahkan tindakan selanjutnya ke pihak perusahaan.
- Dapat Mengelola Data
Asisten virtual bisa diminta untuk mengelola data mulai dari memasukkan, memeriksa akurasi, hingga menghapus data-data yang tidak diperlukan. Proses ini sangat mendukung administrasi yang lebih baik.
- Menawarkan Fleksibilitas Kerja
Fleksibilitas kerja menjadi nilai lebih seorang asisten virtual. Ia bisa diminta menjalankan pekerjaan sesuai kebutuhan. Ini bisa mendukung pebisnis untuk lebih produktif.
Asisten virtual memang akan sangat memudahkan. Oleh sebab itu, pebisnis yang sibuk sangat disarankan untuk memanfaatkan layanannya.
Namun, tetap berhati-hati dalam menentukan pilihan. Lihat berbagai hal dalam diri seorang asisten virtual seperti profesionalitas, kapabilitas kerja, kemampuan berbahasa, hingga fleksibilitas yang ditawarkan. Perhatikan terlebih dulu sebelum memilih agar memperoleh yang terbaik.
