Pekerja lapangan sering dituntut untuk menghadirkan laporan kerja yang akurat. Namun, bukan perkara mudah untuk menghadirkannya. Oleh sebab itu, terapkan sejumlah cara praktis untuk meningkatkan pelaporan yang dijalankan.
Laporan kerja sangat penting bagi bisnis. Terlebih lagi yang dihadirkan oleh pekerja lapangan. Hasil laporannya bisa menjadi panduan bagi bisnis untuk tahu kondisi riil.
Sebagai gambaran, terkait tingkat penjualan misalnya. Bisa jadi laporannya berbeda dengan pencapaian nyata di pasar. Laporan kerja pekerja lapangan bisa menjadi penentu. Mereka dapat mengecek akurasi penjualannya secara langsung. Berkat itu, pengambilan keputusan bisa lebih tepat karena basis data yang digunakan benar-benar akurat.
Maka, penting sekali untuk memastikan laporan kerja pekerja lapangan selalu optimal. Hal-hal berikut ini dapat diterapkan untuk menjaminnya.
Rancang Dengan Memperhitungkan Hasil yang Ingin Diraih
Agar optimal, laporan kerja pekerja lapangan harus dirancang dengan baik. Awali pelaksanaannya dengan mendefinisikan tujuannya dengan jelas.
Tentukan apa saja yang ingin didapat dari pelaporan tersebut. Kejelasan tujuan laporan akan membuat pekerja lapangan bisa fokus dalam melaporkan.
Selanjutnya rancang dengan memperhitungkan hasil yang ingin diraih. Lebih baik tanyakan dulu ke pihak yang akan menerima laporan. Cari tahu apa saja yang ingin didapatkan dari sana.
Dari situ, perancangan laporan mulai bisa dibuat. Misalnya dengan membuat formulir dan jenis data yang pas dengan hasil yang ingin dicapai. Ini akan memastikan jenis laporan yang diberikan benar-benar sesuai dengan kebutuhan.
Lakukan Uji Coba Terlebih Dulu
Sebelum mulai melaksanakan pelaporan, sangat disarankan untuk melakukan uji coba terlebih dulu. Cobalah mengisi laporannya sendiri. Cari tahu apakah ada kejanggalan di sana. Misalnya ada pertanyaan yang membingungkan atau format data yang aneh.
Ada baiknya juga untuk meminta pihak lain untuk ikut mencobanya. Mintalah masukan dari mereka.
Jika memang menemukan kekurangan, perbaikan harus segera dilakukan. Namun, kalau memang dirasa sudah bagus, rancangan format laporan lapangan bisa dilanjutkan.
Buat Semudah Mungkin
Usahakan untuk membuat laporan kerja pekerja lapangan semudah mungkin. Jika proses pelaporan maupun data yang harus dimasukkan ke sana merepotkan, semangat untuk membuatnya sudah pasti menurun.
Maka, pikirkan cara dan format untuk menghadirkan laporan secara mudah dan praktis. Hindari pertanyaan terbuka yang mengharuskan menuliskan jawabannya secara khusus. Ini yang sering menyulitkan.
Jika ada, lihat laporan lapangan yang lama. Temukan aneka data yang sering kosong atau tidak diisi. Bisa jadi hal tersebut dikarenakan data sulit diperoleh atau tidak relevan lagi. Kalau menemukannya di rancangan laporan lapangan yang baru, hapus agar tidak merepotkan.
Manfaatkan Teknologi
Manfaatkan teknologi untuk mempermudah proses pembuatan laporan. Beban kerja pekerja lapangan bisa jadi cukup berat. Dalam mengumpulkan data untuk pelaporan, mereka mungkin saja berpindah-pindah tempat. Belum lagi memasukkan datanya agar bisa dilaporkan.
Pekerja lapangan bisa jadi kerepotan sehingga tingkat pelaporan rendah atau kurang akurat. Semua itu perlu dicarikan solusinya.Salah satu yang bisa menjadi jawaban adalah teknologi.
Saat ini sudah banyak sistem yang memungkinkan laporan dibuat dengan mudah. Ada yang tidak perlu lagi menulis, pekerja lapangan tinggal merekam video, mengambil gambar, ataupun memindai untuk membuat laporan. Selain itu, banyak yang sudah real time dan mudah untuk dibagikan. Hal ini pasti akan memudahkan pembuatan laporan.
Maka, temukan teknologi laporan kerja yang paling cocok dengan kebutuhan. Lebih baik yang bisa diakses dengan ponsel supaya bisa digunakan dengan mudah. Dijamin, pelaporan pekerja lapangan akan semakin optimal.
Laporan kerja sangat diperlukan untuk tahu kondisi riil maupun kinerja pekerja di lapangan. Pastikan untuk terus menghadirkannya dengan membuat sistem pelaporan yang baik.
