Seperti namanya, SOP (Standard Operating Procedure) atau dalam bahasa Indonesia adalah prosedur operasi standar adalah pedoman atau panduan saat kita hendak memulai melakukan manajemen terhadap sesuatu.
SOP Gudang ini sangat penting untuk mempermudah arus keluar dan masuknya sebuah barang.
Jika salah dalam SOP gudang, bisa-bisa penataan di dalam gudang menjadi berantakan, bahkan barang yang disimpan menjadi tidak aman.
SOP Gudang juga bisa menjadi alat bagi perusahaan untuk mencegah kesalahan atau kelalaian yang bisa menyebabkan kerugian.
Baca juga: Sistem Inventory: Kenapa Perusahaan Logistik Membutuhkannya?
Merancang SOP Gudang
Untuk bisa merancang SOP Gudang yang baik, pedoman utamanya adalah tujuan atau hasil dari hal apa yang dikerjakan dalam mengelola gudang.
Hal ini berguna untuk membatasi cakupan pada pencapaian tujuan dari pengelolaan Gudang
Dari poin itu, kemudian kita bisa membuat aturan atau poin contoh SOP Gudang untuk mencegah adanya kecelakaan kerja di Gudang dan juga mendukung operasional perusahaan.
Hal yang juga penting adalah bagaimana memastikan SOP Gudang harus mengarah pada pencapaian tujuan yang sudah dicetuskan sejak awal.
Dengan begitu, akan tercapai efisiensi dalam melaksanakan prosedur pekerjaan.
Berikut ini, akan kami tunjukkan bagaimana contoh SOP gudang yang mana bisa menjadi pedoman atau inspirasi agar bisa melakukan manajemen gudang dengan baik.
Hal pertama yang harus diperhatikan adalah membuat SOP atau contoh format SOP gudang.
Contoh SOP Gudang untuk Penerimaan Barang
Beberapa contoh SOP awal yang harus dipenuhi untuk melakukan manajemen Gudang, di antaranya adalah:
1. Tujuan
Poinnya adalah untuk menjelaskan kegiatan bagaimana keluar dan masuknya pesanan.
Serta bagaimana pengiriman barang dan memastikan bahwa barang yang telah diterima sesuai dengan purchasing order (PO) atau Delivery Order (DO).
2. Bahan dan Alat
- Delivery Order (DO)
- Surat Pesanan
- Kendaraan
- Trolley
3. Kualifikasi Pegawai
Dalam melakukan SOP gudang, haruslah ada pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk melakukan pengecekan sesuai prosedur yang telah dibuat.
4. Prosedur
Pembuatan prosedur adalah hal yang paling penting dalam SOP gudang. Tujuannya, agar alur atau perjalanan dari barang yang ada di gudang bisa diketahui dan terdata dengan baik.
Berikut ini contoh SOP nya:
– Sebaiknya gunakan checklist pada saat penerimaan barang.
– Usahakan, gudang hanya boleh menerima produk sesuai dengan surat pesanan.
– Harus ada persetujuan dari Manajer Logistik atau pegawai yang ditunjuk, apabila ada barang yang tidak dapat dipesan, sebelum produk diterima.
5. Checklist Penerimaan Barang
Seperti apa yang sudah tertera pada point 4 yakni prosedur, ada beberapa hal yang harus disertakan checklist pada saat penerimaan barang:
- Nama dan jumlah barang yang datang sesuai surat pesanan.
- Ketepatan jenis dan jumlah barang yang diterima.
- Tidak adanya tanda kerusakan.
- Tidak adanya kebocoran dan sebagainya.
- Jangka waktu kadaluarsa.
- Kelayakan kondisi kemasan seperti yang telah disyaratkan.
Dalam pembuatan checklist, sebaiknya juga memuat kolom tentang penjelasan singkat dari setiap item keterangan.
Berikut ini contoh lengkapnya tabel checklist barang dalam contoh SOP gudang:
| No. | Uraian | Ada | Tidak | Ket |
| 1. | Nama dan jumlah barang yang datang sesuai surat pesanan | |||
| 2. | Ketepatan jenis dan jumlah barang yang diterima | |||
| 3. | Tidak adanya tanda kerusakan | |||
| 4. | Tidak adanya kebocoran dan sebagainya | |||
| 5. | Jangka waktu kadaluarsa | |||
| 6. | Kelayakan kondisi kemasan seperti yang telah disyaratkan |
Contoh SOP Gudang untuk Pengiriman Barang
Langkah selanjutnya adalah dengan membuat SOP pengiriman barang.
1. Tujuan
Memfokuskan kegiatan pada penerimaan barang dagangan untuk memastikan barang yang dikeluarkan sesuai dengan surat pesanan dan pengiriman.
2. Bahan dan Alat
- Surat Pesanan (SP)
- Surat Pengiriman Barang (SPB)
- Forklift
- Kendaraan pengangkut barang (Truck)
3. Penanggung Jawab
Dalam point ini, maka penanggung jawab barang adalah kepala gudang.
4. Pemeriksaan Barang
- Kepala Gudang memeriksa barang yang akan dikirim.
- Memeriksa kesesuaian barang, mulai dari nama, batch number, tanggal kadaluarsa dengan surat pesanan dan surat pengiriman barang.
- Kepala Gudang memberikan tanda tangan, setelah kondisi barang sudah sesuai.
- Ada surat pengiriman barang pada dari pengirim.
- Pemeriksaan ulang Surat pengiriman dan Surat Pesanan (SP) dan Surat Pengiriman Barang (SPB).
- Packing barang.
- Catat Pengiriman barang oleh administrasi Gudang pada buku ekspedisi.
- Surat SP dan SPB yang telah ditandatangani dan distempel, diserahkan kepada administrasi gudang.
- Periksa kesesuaian SPB dengan buku ekspedisi pengiriman.
- Arsipkan SP dan SPB lembar ke-3.
- Serahkan SPB lembar ke-2 ke bagian pajak.
5. Pengiriman Barang
- Menghubungi jasa angkutan untuk mengambil barang atau mengantarkan barang ke jasa angkut.
- Mewajibkan petugas pengiriman melakukan pengawasan selama pemuatan barang.
- Serah terima barang dari petugas ke jasa angkutan dengan tanda tangan disertai nama terang, tanggal dan cap petugas.
- Pastikan petugas jasa angkutan memberikan bukti pengiriman / resi sesuai dengan alamat tujuan dan nomor yang tercantum pada surat pengantar.
