Proses onboarding karyawan baru sering kali dianggap sebagai tahap administratif semata. Padahal, jika dirancang dengan tepat, onboarding bisa menjadi fondasi penting dalam membangun kinerja, loyalitas, dan keterikatan karyawan terhadap perusahaan sejak hari pertama mereka bergabung.
Di tengah tantangan dinamika tenaga kerja, pemahaman yang kuat tentang apa itu onboarding, serta kemampuan untuk menyusunnya secara strategis, menjadi aset penting bagi divisi HR dan manajemen perusahaan. Apabila saat ini Anda sedang menyusun strategi onboarding karyawan untuk perusahaan atau bisnis Anda, pahami penjelasan lengkap dari Staffinc di bawah ini seputar kiat-kiat onboarding karyawan baru.
Apa Itu Onboarding?
Sebelum membahas strategi, penting untuk memahami terlebih dahulu apa itu onboarding. Onboarding adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada lingkungan kerja, budaya perusahaan, peran dan tanggung jawab, serta sistem yang berlaku di tempat kerja. Tujuan akhirnya adalah membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan cepat dan merasa menjadi bagian dari tim.
Dalam istilah lain, on boarding adalah fase transisi penting dari status “new hire” ke karyawan aktif yang produktif.
Sedangkan istilah new hire memiliki arti sebagai karyawan yang baru saja direkrut dan sedang menjalani masa adaptasi. Masa ini bisa berlangsung dari beberapa hari hingga beberapa bulan, tergantung pada kebijakan dan kompleksitas struktur organisasi.
Kesalahan umum dalam proses ini adalah menganggap new hire sudah siap bekerja secara maksimal hanya karena kontrak telah ditandatangani. Padahal tanpa onboarding yang terstruktur, risiko terjadinya turnover dini bisa meningkat drastis.
Mengapa Onboarding Itu Penting?
Penelitian dari Brandon Hall Group menemukan bahwa perusahaan yang memiliki proses onboarding yang kuat dapat meningkatkan retensi karyawan baru hingga 82%, serta produktivitas karyawan hingga 70%. Tanpa onboarding yang baik, karyawan baru bisa merasa bingung, tidak diberdayakan, bahkan kehilangan motivasi sebelum benar-benar berkontribusi.
Adapun beberapa dampak langsung dari proses onboarding yang buruk adalah sebagai berikut:
- Karyawan keluar dalam 3 bulan pertama
- Proses pelatihan kerja jadi tidak efisien
- Reputasi perusahaan menurun di mata calon kandidat lainnya
5 Elemen Utama dalam Program Onboarding Karyawan Baru
Agar onboarding berjalan efektif, pastikan program Anda mencakup komponen-komponen berikut:
1. Pra-Kedatangan (Pre-boarding)
Proses onboarding dimulai bahkan sebelum hari pertama kerja. Kirimkan email sambutan, dokumen kontrak, dan informasi administratif jauh-jauh hari agar karyawan tidak merasa canggung saat datang.
2. Hari Pertama yang Ramah dan Terstruktur
Hari pertama adalah momen krusial. Sediakan agenda kerja, perkenalan dengan tim, dan sesi orientasi. Buat karyawan merasa disambut dan dihargai. Contoh strategi yang dapat Anda lakukan adalah seperti membuat welcome kit berisi atribut perusahaan, surat sambutan dari CEO, dan panduan kerja.
3. Pelatihan Teknis dan Soft Skills
Jangan hanya fokus pada tugas teknis. Perkenalkan juga nilai-nilai perusahaan, cara berkomunikasi antardepartemen, hingga etika kerja yang berlaku.
4. Penilaian dan Umpan Balik Berkala
Lakukan evaluasi secara bertahap: minggu pertama, bulan pertama, dan akhir masa probation. Berikan umpan balik terbuka dan dengarkan masukan dari karyawan baru.
5. Pemberdayaan Karyawan Sejak Awal
Berikan ruang bagi karyawan baru untuk berkontribusi dan menyuarakan ide. Libatkan mereka dalam proyek nyata agar merasa dipercaya.
Contoh Strategi Onboarding Karyawan Baru
Berikut adalah beberapa strategi yang bisa diterapkan sesuai dengan ukuran dan kultur perusahaan Anda:
Strategi untuk Perusahaan Skala Menengah
- Gunakan LMS (Learning Management System) internal untuk pelatihan
- Penunjukan buddy dari divisi yang sama
- Evaluasi 30-60-90 hari pertama
Strategi untuk Perusahaan Retail dan Operasional
- Training langsung di lapangan bersama team leader
- Modul SOP berbasis video
- Jadwal rotasi shift diperkenalkan sejak minggu pertama
Dengan meniru dan memodifikasi beberapa rekomendasi strategi di atas, Anda dapat mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi di hari pertama karyawan baru perusahaan Anda bergabung ke dalam perusahaan.
Hal-hal lain yang juga patut untuk diperhatikan dan dihindari di antaranya ialah hal-hal seperti terlalu banyak menumpahkan informasi di hari pertama, tidak melibatkan langsung supervisor dari karyawan baru tersebut, hingga kurangnya tindak lanjut di minggu pertama karyawan bergabung.
Rancang Strategi Onboarding yang Fleksibel melalui Staffinc
Untuk perusahaan yang kesulitan membangun sistem onboarding internal, Staffinc menyediakan solusi Onboarding tenaga kerja yang terdiri dari membantu proses administrasi selama proses perekrutan, mengumpulkan data tersebut, dan mendaftarkan karyawan Anda ke dalam sistem SDM perusahaan yang telah dibuat.
Mengelola proses onboarding karyawan baru secara efektif bukan hanya tentang checklist dokumen atau orientasi satu hari. Ini adalah proses strategis untuk menyiapkan karyawan menjadi aset berharga dalam waktu yang lebih singkat dan dengan tingkat loyalitas yang lebih tinggi.
Dengan dukungan dari Staffinc, perusahaan Anda dapat merancang dan menjalankan program onboarding yang bukan hanya efisien, tapi juga berorientasi pada pertumbuhan dan keberlanjutan jangka panjang. Konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim Staffinc.
