Dalam dunia logistik, admin gudang memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Peran admin gudang sangat berhubungan dengan pengelolaan gudang. Jika pengelolaan gudang buruk, akan menyebabkan kelambatan operasi dan dapat mengundang banyak komplain dari pelanggan sehingga menyebabkan perusahaan mengalami kerugian.
Nah, berikut beberapa tugas admin gudang beserta kualifikasinya.
Apa Itu Admin Gudang?
Admin gudang adalah profesi yang bertanggung jawab untuk mencatat dan mendokumentasikan barang yang ada di gudang. Peran utama seorang admin gudang adalah untuk mendata arus keluar masuk barang dari gudan dan juga mengklasifikasikan seluruh barang yang ada di gudang.
Tugas Admin Gudang dan Tanggung Jawabnya
Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang di gudang, berikut beberapa tugas admin gudang yang harus kamu ketahui:
1. Mencatat barang yang masuk
Gudang menjadi tempat untuk hasil produksi atau pembelian dari pihak lain, sehingga barang yang disimpan di gudang akan didistribusikan lagi ke pihak lain hingga bisa sampai ke tangan konsumen dengan aman. Oleh karena itu, dibutuhkan orang yang bisa mencatat agar jumlah stock yang tersedia bisa diketahui saat proses distribusi barang hingga sampai di gudang. Selain itu, admin gudang bisa mencatat beberapa hal seperti jumlah stok barang yang tersedia di gudang, klaim pembayaran dari transaksi pembelian, dan juga pemesanan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam menganalisa penjualan.
2. Mengklasifikasikan barang yang masuk dengan sesuai
Mengingat barang yang masuk gudang beragam, maka peran admin gudang juga mampu menghitung jumlah barang yang masuk dan mampu mengklasifikasikannya ke produk sejenis. Dengan begitu, admin gudang bisa memverifikasi data yang tersedia dengan jumlah stok barang yang keluar masuk gudang.
3. Membandingkan data dengan jumlah stok barang yang tersedia
Tugas admin gudang lainnya adalah mampu melakukan input data inventori, yakni dengan mencatat keseluruhan aktivitas barang yang keluar masuk gudang. Oleh karena itu dibutuhkan ketajaman analisis dan ketelitian tinggi. Jika analisis dan hasil verifikasi sama, maka data tersebut valid.
4. Mengecek stok barang di gudang
Melakukan pengecekan stok barang di gudang seperti mengecek stok barang yang masuk, pembongkaran barang, penyimpanan dan juga distribusi barang. Aktivitas di gudang sangat banyak karena barang yang keluar masuk gudang tidak hanya ada satu jenis. Oleh karena itu, admin gudang harus memastikan barang yang keluar masuk sesuai dengan transaksi.
5. Melakukan pengawasan masa kadaluarsa produk
Peran admin gudang selanjutnya adalah memantau masa kadaluarsa dan juga berlaku produk yang ada di gudang. Admin gudang juga harus mampu mengatur barang yang didistribusikan terlebih dahulu, yakni barang yang memiliki masa kadaluarsa lebih cepat. Dengan begitu, tidak ada barang sisa atau yang tidak bisa didistribusikan karena masalah masa kadaluarsa.
6. Mengecek barang retur
Tugas admin gudang selanjutnya adalah memastikan atau mengecek barang retur yang datang dari konsumen sesuai dengan SOP yang diterapkan.
7. Membuat surat jalan
Admin gudang juga bertugas dalam pembuatan surat jalan pengiriman barang dari gudang ke konsumen untuk surat tugas supir atau kurir yang mengirimkan barang.
8. Mencatat penggunaan barang di gudang
Tugas lain admin gudang adalah mencatat semua penggunaan peralatan gudang untuk menjaga keawetan dan keberadaan berbagai peralatan di gudang. Tak hanya itu, admin gudang harus mampu berkomunikasi dengan karyawan yang berhubungan dengan gudang sehingga semua aktivitas gudang tidak terganggu.
Syarat-syarat untuk Menjadi Admin Gudang
Tak hanya bertanggung jawab atas kondisi gudang dan penyimpanan barang, admin gudang juga bertanggung jawab dan mengawasi pelaksanaan bongkar muat barang di gudang. Nah, jika kamu berniat menjadi admin gudang, berikut syarat menjadi admin gudang yang harus diketahui terlebih dahulu:
- Mempunyai keterampilan dan komunikasi yang bagus
- Mempunyai pengalaman dalam sektor serupa
- Mempunyai kemampuan supply chain dan management stock barang
- Teliti, prosedural, dan rapi
- Bertanggung jawab dan jujur
- Sudah terbiasa deadline dan bekerja di bawah tekanan
- Cepat tanggap, tegas dan rajin
- Menguasai perangkat komputer dengan baik
Skill Admin Gudang yang Dibutuhkan
Untuk skill yang dibutuhkan, berikut beberapa skill yang dibutuhkan oleh admin gudang:
1. Dapat mengoperasikan komputer
Sebagai admin gudang, sebuah kewajiban untuk menguasai komputer karena nantinya akan bekerja dengan data. Biasanya seorang admin gudang harus menguasai program komputer seperti Excel, Power Point, Word, dan lainnya.
2. Harus teliti
Karena seorang admin gudang selalu bekerja di bawah tuntutan dan kecepatan, maka sifat teliti dan tidak panik menjadi modal penting untuk menjadi admin gudang.
3. Bisa bekerja sama dengan tim
Syarat selanjutnya adalah bisa bekerja sama dengan tim. Nantinya seorang admin gudang akan bertemu dengan banyak karyawan lainnya sehingga dituntut untuk menjalin kerja sama yang harmonis.
Itu dia beberapa penjelasan seputar admin gudang, baik tugas dan skill yang harus dimiliki oleh admin gudang.
