Dalam dunia bisnis, peran back office memiliki peranan yang krusial dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan. Back office merujuk pada bagian dari suatu organisasi yang berfokus pada pekerjaan administratif, pemrosesan data, dan dukungan operasional lainnya.
Kali ini Staffinc akan membahas apa itu back office di perusahaan, jenis-jenis pekerjaan yang ada, cara kerjanya, serta kualifikasi yang harus diperhatikan ketika ingin merekrut tenaga back office untuk membantu meningkatkan kinerja perusahaan.
Apa Itu Back Office di Perusahaan
Jika diartikan secara bahasa, back office memiliki arti “belakang kantor”. Lebih jelasnya, peranan back office ialah orang-orang atau suatu departemen yang bekerja di belakang layar dan tidak berhubungan langsung dengan pelanggan ataupun klien. Meskipun tidak berinteraksi langsung, back office memegang tugas yang sangat penting untuk menjaga stabilitas dan efisiensi perusahaan. Fungsi utamanya melibatkan pemrosesan data, administrasi, dan dukungan operasional dalam perusahaan.
Back office biasanya mencakup berbagai departemen seperti keuangan, sumber daya manusia, logistik, dan teknologi informasi (IT). Di sinilah segala proses administratif dan pendukung dilakukan agar tim front office, yang berinteraksi langsung dengan pelanggan, dapat beroperasi dengan baik.
Jenis-jenis Pekerjaan Back Office dan Cara Kerjanya
1. Keuangan dan Akuntansi
Jenis pekerjaan back office yang pertama adalah staf keuangan dan akuntansi. Departemen keuangan dan akuntansi di back office bertanggung jawab atas manajemen keuangan perusahaan. Pekerjaannya melibatkan pemrosesan transaksi, pembuatan laporan keuangan, dan perhitungan pajak. Tim keuangan back office biasanya berkolaborasi dengan front office dalam memastikan keuangan perusahaan berjalan lancar.
2. Human Resource (HR)
Human resource (HR) termasuk ke dalam salah satu jenis pekerjaan back office yang menangani manajemen sumber daya manusia di perusahaan yang terdiri atas perekrutan, penggajian, manajemen kinerja, hingga pengembangan karyawan. Seorang HR memainkan peran penting dalam menjaga keharmonisan hubungan antara karyawan dan perusahaan.
3. Logistik dan Supply Chain
Back office juga mencakup tim logistik yang bertanggung jawab atas rantai pasok dan pengelolaan inventaris. Proses pengiriman, manajemen persediaan, dan hubungan dengan pemasok menjadi fokus utama mereka untuk menjaga kelancaran operasional.
4. Teknologi Informasi (TI)
Jenis pekerjaan back office yang kedua adalah staf IT. Seorang staf IT bertugas menjaga dan mengembangkan sistem informasi perusahaan. Mereka menangani segala hal dari perawatan infrastruktur IT hingga pengembangan perangkat lunak yang mendukung operasional perusahaan.
5. Customer SupportÂ
Seorang customer support termasuk salah satu peranan back office yang amat krusial untuk dimiliki. Pasalnya, customer support bertanggung jawab atas penanganan pertanyaan, keluhan, dan kebutuhan pelanggan yang masuk dari platform yang dimiliki oleh perusahaan. Pekerja back office yang satu ini sering menggunakan sistem tiket atau platform komunikasi digital untuk merespons dan menyelesaikan masalah pelanggan dengan efisien.
Cara kerjanya perlu melibatkan pemahaman mendalam tentang produk atau layanan yang dimiliki oleh perusahaan serta kemampuan untuk memberikan solusi dengan cepat dan akurat.
6. Staf AdministrasiÂ
Departemen administrasi memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan menyusun dokumen-dokumen perusahaan. Ini termasuk pembuatan, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen seperti kontrak, surat perjanjian, dan dokumen kepegawaian. Pekerja di bagian ini harus mengutamakan keteraturan dan keamanan informasi.
Cara kerja tim administrasi biasanya melibatkan penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) untuk mempermudah akses, pencarian, dan pembaruan dokumen. Kolaborasi yang baik dengan departemen lain juga menjadi kunci kesuksesan tim ini dalam memberikan informasi yang akurat dan terkini.
7. Data AnalystÂ
Yang ketujuh adalah bagian data analyst atau analisis data yang bertugas mengevaluasi kinerja perusahaan dan membuat keputusan berbasis data. Pekerja di bidang ini menggunakan alat analisis data untuk mengidentifikasi tren, membuat laporan, dan memberikan wawasan kepada manajemen perusahaan.
Cara kerja tim data pada umumnya akan berkutat perihal statistik dan kemampuan menggunakan perangkat lunak analisis data. Seorang data analyst juga perlu memiliki kemampuan mengolah data ke dalam bentuk informasi yang mudah untuk dibaca dan dimengerti.
Kualifikasi yang Perlu Diperhatikan Ketika Merekrut Tenaga Back Office
Merekrut tenaga kerja back office yang berkualitas adalah langkah penting untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan Anda. Ada banyak hal yang perlu Anda perhatikan saat merekrutnya, mulai dari skills yang dimiliki hingga karakter yang tampak dari orang tersebut.
Berikut beberapa kualifikasi yang perlu Anda perhatikan ketika akan merekrut salah satu dari beragam jenis pekerjaan back office yang telah kami bagikan sebelumnya, di antaranya:
1. Keahlian teknis
Pekerja back office perlu memiliki keahlian teknis yang sesuai dengan bidangnya. Contohnya, seorang akuntan perlu mahir dalam penggunaan perangkat lunak akuntansi, sementara seorang ITÂ specialist perlu memiliki pengetahuan mendalam tentang sistem dan infrastruktur IT.
2. Kemampuan analitis
Kemampuan analitis sangat penting untuk peranan back office, terutama untuk pekerjaan yang melibatkan pemrosesan data dan pembuatan laporan. Pekerja back office harus mampu menganalisa informasi dengan teliti agar dapat mengambil keputusan yang tepat.
3. Keterampilan berkomunikasi
Walaupun tidak berinteraksi langsung dengan pelanggan, seorang pekerja back office sering kali harus berkomunikasi dengan departemen lain. Keterampilan komunikasi yang baik membantu memastikan informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan jelas dan kolaborasi berjalan lancar.
4. Teliti dan teraturÂ
Ketelitian sangat diperlukan dalam pekerjaan back office karena kesalahan kecil dapat berdampak besar pada operasional perusahaan. Pekerja back office juga perlu memiliki keteraturan dalam mengelola tugas dan waktu kerja agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan efisien dan cepat.
5. Keahlian manajemen proyek
Beberapa posisi di back office, terutama yang terkait dengan pengembangan sistem atau perubahan proses, memerlukan keahlian manajemen proyek. Kemampuan dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi proyek secara efisien adalah nilai tambah yang signifikan yang perlu untuk Anda pertimbangkan ketika akan merekrut tenaga kerja back office.
6. Pengetahuan akan industri bisnis
Memiliki pemahaman mendalam tentang industri tempat perusahaan Anda beroperasi adalah aset berharga. Pekerja back office yang familiar dengan karakteristik atau tren industri bisnis yang Anda jalani dapat memberikan kontribusi lebih besar untuk perusahaan dan dapat beradaptasi lebih cepat ketika bergabung ke dalam perusahaan. Ketika menghadapi tantangan pun tentunya akan lebih berpengalaman dalam mengambil keputusan yang diperlukan.
Rekrut Tenaga Back Office Perusahaan Anda Melalui Jasa Outsourcing Staffinc
Dalam menghadapi kompleksitas dan tuntutan dari pekerjaan back office, Anda mungkin memerlukan bantuan dari penyedia solusi rekrutmen yang terpercaya. Staffinc hadir sebagai solusi staffing yang dapat membantu Anda menemukan tenaga kerja back office yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Dengan tim yang berpengalaman dan jaringan yang luas, Staffinc dapat menyediakan kandidat-kandidat berkualitas tinggi dengan kualifikasi sesuai standar industri. Kami tidak hanya berfokus pada keahlian teknis, tetapi juga memastikan bahwa kandidat memiliki karakteristik pribadi yang sesuai dengan nilai perusahaan Anda.
Jangan biarkan kompleksitas merekrut tenaga kerja menghambat pertumbuhan perusahaan Anda. Hubungi tim Staffinc dan konsultasikan kebutuhan Anda dalam kebutuhan outsourcing hingga solusi ketenagakerjaan berbasis digital.
Baca juga:Â
